Termos de Uso
Regulamento geral da plataforma FlexLabs
Versão 1.0: Última atualização: 16 de março de 2026
1. Objeto
Os presentes Termos de Uso regulam a utilização da plataforma FlexLabs, um software como serviço (SaaS) de gestão clínica desenvolvido e operado por MFFN Soluções Digitais Ltda, sociedade empresária limitada, inscrita no CNPJ sob o nº 61.895.381/0001-09, com sede na Av. Brig. Faria Lima, nº 1572, sala 1022, Edifício Barão de Rothschild, Jardim Paulistano, CEP 01.451-917, São Paulo/SP.
A plataforma FlexLabs oferece ferramentas de gestão para clínicas e profissionais de saúde, incluindo, mas não se limitando a: agendamento, prontuário eletrônico, módulos clínicos especializados (PelvIA, PhysIA e módulos futuros), inteligência artificial, transcrição de consultas (FlexScribe), gestão financeira, pagamentos online (FlexPay), emissão de notas fiscais (NFS-e), assinatura eletrônica (FlexVerify), CRM, WhatsApp integrado (FlexChat) e portal do paciente.
Cada plano de assinatura possui funcionalidades, franquias e limitações específicas, detalhadas na tabela de planos vigente, disponível em flexlabs.com.br/planos.
2. Aceitação dos Termos
Ao criar uma conta, acessar ou utilizar a plataforma, o Usuário declara ter lido, compreendido e aceito integralmente estes Termos de Uso, a Política de Privacidade, a Política de Cookies, o Acordo de Processamento de Dados (DPA), a Política de Uso de Inteligência Artificial e, quando aplicável, os Termos de Uso do FlexPay e os Termos de Uso do Portal do Paciente. Caso não concorde com qualquer disposição, o Usuário deve cessar imediatamente o uso da plataforma.
3. Cadastro e Conta
3.1 Requisitos
- Ser maior de 18 anos e possuir capacidade civil plena.
- Ser profissional de saúde devidamente registrado no conselho de classe competente (CRM, CREFITO, CRO, CRN, CREF, CRP, CRFa, entre outros), ou representante legal de clínica ou consultório.
- Fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas no cadastro.
3.2 Responsabilidade da Conta
O Usuário é o único responsável por manter a confidencialidade de suas credenciais de acesso (e-mail, senha, PIN do FlexPay). Qualquer atividade realizada por meio da conta será de responsabilidade exclusiva do titular.
3.3 Autenticação
A plataforma oferece autenticação de dois fatores (2FA/TOTP) como camada adicional de segurança. O Usuário é fortemente encorajado a ativá-la.
4. Planos e Pagamento
4.1 Planos Disponíveis
A plataforma oferece planos de assinatura com diferentes níveis de funcionalidade, franquias e preços, conforme a tabela de planos vigente publicada em flexlabs.com.br/planos. Todos os planos incluem pacientes ilimitados. A contratação de plano anual confere desconto conforme a tabela vigente.
4.2 Cobrança
A cobrança é recorrente (mensal ou anual) e processada via Pix, boleto bancário ou cartão de crédito. O não pagamento no vencimento poderá resultar em suspensão temporária do acesso após 5 (cinco) dias corridos e cancelamento da conta após 30 (trinta) dias de inadimplência.
4.3 Profissionais Extras
Profissionais adicionais além da franquia do plano são cobrados mensalmente conforme a tabela de preços vigente em flexlabs.com.br/planos. O plano Solo não permite adição de profissionais extras.
4.4 Excedentes e Consumo
O uso de recursos além da franquia mensal (interações de IA, FlexScribe, NFS-e, FlexVerify) será cobrado conforme a tabela de excedentes vigente. O FlexChat (WhatsApp) é ilimitado nos planos Start, Pro e Premium, sem cobrança de excedentes. Algumas funcionalidades podem estar disponíveis apenas em determinados planos, conforme a tabela de funcionalidades publicada em flexlabs.com.br/planos.
5. FlexPay: Serviços Financeiros
5.1 Prestação de Serviços Financeiros
Os serviços financeiros e de pagamentos disponibilizados por meio do módulo FlexPay, incluindo abertura e manutenção de conta de pagamento, processamento de transações, emissão de boletos, transferências, pagamentos e demais movimentações de valores, são prestados pelo ASAAS GESTÃO FINANCEIRA S.A., inscrito no CNPJ sob o nº 19.540.550/0001-21, instituição de pagamento autorizada a funcionar pelo Banco Central do Brasil.
A MFFN SOLUÇÕES DIGITAIS LTDA (FlexLabs) atua exclusivamente como integradora tecnológica e distribuidora da experiência do produto, não sendo instituição financeira ou de pagamento, nem realizando intermediação financeira em nome próprio.
Os termos específicos do FlexPay estão disponíveis em app.flexlabs.com.br/termos/flexpay e complementam os presentes Termos Gerais.
Cláusula exigida pela Resolução Conjunta nº 16/2025 do Banco Central do Brasil.
5.2 Taxas de Processamento
As taxas aplicáveis a cada forma de pagamento estão disponíveis na tabela de taxas vigente em flexlabs.com.br/flexpay/taxas e no painel FlexPay dentro da plataforma. As taxas são cobradas apenas sobre pagamentos online efetivamente confirmados. Pagamentos manuais (dinheiro, Pix externo) registrados no Caixa não possuem taxa de processamento. As taxas poderão ser alteradas mediante comunicação prévia de 30 (trinta) dias via e-mail e notificação in-app.
5.3 Antecipação de Recebíveis
A clínica pode solicitar antecipação de recebíveis de cartão de crédito, sujeita a análise de crédito e às taxas vigentes. A antecipação pode ser manual (por demanda) ou automática (configurável).
5.4 Saldo e Saques
O saldo disponível no FlexPay reflete apenas pagamentos online confirmados. O saldo pertence à clínica e pode ser sacado a qualquer momento via Pix (gratuito e ilimitado) ou TED (conforme taxa vigente).
6. Inteligência Artificial
6.1 Uso de IA
A FlexLabs utiliza modelos de inteligência artificial para fornecer análises clínicas, geração de conteúdo, transcrição de consultas e outras funcionalidades de suporte. A IA é uma ferramenta de suporte e NÃO substitui o julgamento clínico do profissional de saúde.
6.2 Responsabilidade Clínica
O profissional de saúde é o único responsável por todas as decisões clínicas tomadas com ou sem auxílio da IA. A plataforma não se responsabiliza por diagnósticos, tratamentos ou condutas baseadas nas sugestões da IA. O profissional deve revisar e validar toda análise, sugestão ou transcrição antes de utilizá-la clinicamente.
6.3 FlexScribe: Transcrição de Consultas
O FlexScribe transcreve consultas utilizando modelos de reconhecimento de voz. As transcrições são armazenadas de forma criptografada e vinculadas ao prontuário do paciente. O FlexScribe oferece dois modos de operação (Rápida e Completa), cuja disponibilidade pode variar conforme o plano contratado.
6.4 Consentimento para Gravação de Áudio
A gravação de consultas pelo FlexScribe envolve dados pessoais sensíveis de saúde. A responsabilidade pela obtenção do consentimento livre, informado e inequívoco do paciente para a gravação é exclusivamente da clínica ou profissional de saúde (Controlador dos dados), nos termos do Art. 11 da LGPD. O profissional deve:
- Informar ao paciente, antes do início da gravação, que a consulta será gravada para fins de transcrição e registro no prontuário eletrônico.
- Garantir que o paciente compreenda a finalidade da gravação, como o áudio será tratado e seu direito de recusar a gravação sem prejuízo ao atendimento.
- Registrar o consentimento do paciente, que pode ser obtido verbalmente no início da gravação ou por escrito/assinatura eletrônica (FlexVerify).
- Respeitar a recusa do paciente, garantindo que a não autorização não afete a qualidade do atendimento.
O áudio é processado em tempo real pela API de transcrição e NÃO é armazenado em servidores de terceiros. Apenas o texto transcrito é retornado e armazenado de forma criptografada na plataforma.
6.5 Privacidade na IA: Os dados clínicos são pseudonimizados antes de serem enviados à API de inteligência artificial. Nenhum dado pessoal identificável (nome, CPF, telefone) é transmitido. O provedor de IA não utiliza os dados enviados via API para treinamento de modelos, conforme seus termos contratuais de API.
7. Propriedade Intelectual
Todo o conteúdo, código-fonte, design, marcas, logotipos e demais elementos da plataforma FlexLabs são de propriedade exclusiva de MFFN Soluções Digitais Ltda e protegidos pela legislação brasileira de propriedade intelectual (Lei nº 9.610/1998, Lei nº 9.279/1996). O Usuário não adquire nenhum direito de propriedade sobre a plataforma, apenas uma licença de uso limitada, não exclusiva, intransferível e revogável.
8. Dados e Prontuário
8.1 Propriedade dos Dados
Os dados clínicos inseridos na plataforma pertencem à clínica e ao paciente, conforme a legislação vigente (LGPD, resoluções do conselho de classe aplicável). A plataforma atua como operadora de dados, processando-os conforme instruções do controlador (clínica), nos termos do Acordo de Processamento de Dados (DPA).
8.2 Portabilidade
A clínica pode exportar seus dados a qualquer momento em formato CSV, JSON ou PDF, conforme o Art. 18, V, da LGPD. A plataforma oferece ferramentas de backup e exportação para facilitar a portabilidade.
8.3 Exclusão
Após cancelamento da conta, os dados serão mantidos por 60 (sessenta) dias para recuperação. Após esse período, serão permanentemente excluídos, salvo obrigação legal de retenção (prontuários clínicos conforme regulamentação do conselho de classe, dados fiscais por 5 anos, logs de acesso por 6 meses).
9. Uso Aceitável
O Usuário se compromete a:
- Utilizar a plataforma apenas para fins legítimos relacionados à gestão clínica.
- Não compartilhar credenciais de acesso com terceiros não autorizados.
- Não tentar acessar áreas restritas, explorar vulnerabilidades ou realizar engenharia reversa da plataforma.
- Não utilizar a plataforma para armazenar ou transmitir conteúdo ilegal, difamatório ou que viole direitos de terceiros.
- Cumprir todas as normas éticas e legais aplicáveis à sua profissão, incluindo as resoluções do respectivo conselho de classe.
- Obter e documentar os consentimentos necessários de seus pacientes, especialmente para gravação de consultas e compartilhamento de dados.
10. Disponibilidade e SLA
A plataforma busca manter disponibilidade de 99,5% (noventa e nove vírgula cinco por cento) mensal, excluídos os períodos de manutenção programada. Manutenções programadas serão comunicadas com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas via e-mail e notificação in-app.
Em caso de indisponibilidade superior ao previsto, a clínica terá direito a crédito proporcional ao período de indisponibilidade, aplicado automaticamente na fatura seguinte. O crédito é limitado ao valor mensal do plano contratado e constitui a única compensação devida.
11. Limitação de Responsabilidade
A MFFN Soluções Digitais Ltda não será responsável por: (i) danos indiretos, incidentais, consequenciais ou lucros cessantes; (ii) perda de dados causada por ação ou omissão do Usuário; (iii) indisponibilidade causada por fatores externos (internet, provedores terceiros, infraestrutura do Usuário); (iv) decisões clínicas tomadas com base em sugestões da IA; (v) perdas financeiras decorrentes de operações via FlexPay; (vi) uso indevido de credenciais por terceiros.
A responsabilidade total da MFFN Soluções Digitais Ltda, em qualquer hipótese, está limitada ao valor efetivamente pago pelo Usuário nos 12 (doze) meses anteriores ao evento que deu origem à reclamação.
12. Força Maior e Caso Fortuito
Nenhuma das partes será responsável pelo descumprimento de obrigações decorrente de caso fortuito ou força maior, incluindo, mas não se limitando a: desastres naturais, pandemias, guerras, ataques cibernéticos em larga escala, falhas em provedores de infraestrutura de terceiros, interrupções nos serviços de telecomunicações, atos governamentais ou regulatórios que impeçam a prestação do serviço. A parte afetada deve comunicar a outra parte no prazo de 48 horas e empreender esforços razoáveis para mitigar os efeitos.
13. Cancelamento
13.1 Pelo Usuário
O Usuário pode cancelar sua assinatura a qualquer momento pelo painel de configurações. O cancelamento será efetivo ao final do período já pago. Não há multa ou taxa de cancelamento. Não há reembolso proporcional para cancelamentos durante o período vigente, exceto o direito de arrependimento previsto na Cláusula 13.3.
13.2 Pela Plataforma
A plataforma reserva-se o direito de suspender ou cancelar contas que violem estes Termos, com notificação prévia de 15 (quinze) dias, salvo em casos de violação grave que justifiquem suspensão imediata. Em todos os casos, o Usuário terá oportunidade de exportar seus dados.
13.3 Direito de Arrependimento
Conforme o Art. 49 do Código de Defesa do Consumidor, o Usuário tem 7 (sete) dias corridos a partir da PRIMEIRA contratação para solicitar cancelamento com reembolso integral, sem necessidade de justificativa. Este direito se aplica exclusivamente à contratação inicial, não se estendendo a renovações automáticas (mensais ou anuais).
14. Alterações dos Termos
Estes Termos podem ser alterados a qualquer momento. Alterações significativas serão comunicadas com antecedência mínima de 30 (trinta) dias via e-mail e notificação in-app. O uso continuado da plataforma após a entrada em vigor das alterações constitui aceitação dos novos termos. O Usuário que discordar das alterações poderá cancelar sua assinatura sem penalidade.
15. Legislação e Foro
Estes Termos são regidos pela legislação da República Federativa do Brasil. Para dirimir quaisquer controvérsias, as partes elegem o Foro da Comarca de São Paulo/SP, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.
