Termos de Uso

1. Objeto

Os presentes Termos de Uso regulam a utilização da plataforma FlexLabs, um software como serviço (SaaS) de gestão clínica operado por MFFN Soluções Digitais Ltda., CNPJ 61.895.381/0001-09, com sede na Av. Brigadeiro Faria Lima, 1572, Edifício Barão de Rothschild, sala 1022, Jardim Paulistano, São Paulo/SP, CEP 01451-917.

A plataforma FlexLabs oferece ferramentas de gestão para clínicas e profissionais de saúde, incluindo, mas não se limitando a: agendamento, prontuário eletrônico, módulos clínicos especializados (PelvIA, PhysIA e módulos futuros), inteligência artificial, transcrição de consultas (FlexScribe), gestão financeira, pagamentos online (FlexPay), emissão de notas fiscais (NFS-e), assinatura eletrônica (FlexVerify), CRM, WhatsApp integrado (FlexChat) e portal do paciente.

Cada plano de assinatura possui funcionalidades, franquias e limitações específicas, detalhadas na tabela de planos vigente, disponível em flexlabs.com.br/planos.

2. Aceitação dos Termos

Ao criar uma conta, acessar ou utilizar a plataforma, o Usuário declara ter lido, compreendido e aceito integralmente estes Termos de Uso, a Política de Privacidade, a Política de Cookies, o Acordo de Processamento de Dados (DPA), a Política de Uso de Inteligência Artificial e, quando aplicável, os Termos de Uso do FlexPay e os Termos de Uso do Portal do Paciente. Caso não concorde com qualquer disposição, o Usuário deve cessar imediatamente o uso da plataforma.

Estes Termos devem ser lidos em conjunto com a Política de Privacidade, o Acordo de Processamento de Dados (DPA), a Política de Uso de Inteligência Artificial, a Política de Cookies e a Política de Cancelamento e Reembolso, disponíveis em app.flexlabs.com.br e em flexlabs.com.br.

3. Cadastro e Conta

3.1 Requisitos

• Ser maior de 18 anos e possuir capacidade civil plena.

• Ser profissional de saúde devidamente registrado no conselho de classe competente (CRM, CREFITO, CRO, CRN, CREF, CRP, CRFa, entre outros), ou representante legal de clínica ou consultório.

• Fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas no cadastro.

3.2 Responsabilidade da Conta

O Usuário é o único responsável por manter a confidencialidade de suas credenciais de acesso (e-mail, senha, PIN do FlexPay). Qualquer atividade realizada por meio da conta será de responsabilidade exclusiva do titular.

3.3 Autenticação

A plataforma oferece autenticação de dois fatores (2FA/TOTP) como camada adicional de segurança. O Usuário é fortemente encorajado a ativá-la.

4. Planos e Pagamento

4.1 Planos Disponíveis

A plataforma oferece planos de assinatura mensal e anual, com franquias e funcionalidades descritas na página de planos vigente, em flexlabs.com.br/planos. Valores e franquias podem ser reajustados uma vez a cada 12 meses pelo IPCA, ou alterados mediante aviso prévio de 30 dias.

4.2 Cobrança

A cobrança é recorrente (mensal ou anual) e processada via Pix, boleto bancário, cartão de crédito ou saldo do FlexPay (cláusula 4.8). O não pagamento no vencimento poderá resultar em suspensão temporária do acesso após 5 (cinco) dias corridos e cancelamento da conta após 30 (trinta) dias de inadimplência. Alterações de plano (upgrade, downgrade ou mudança de periodicidade) são aplicadas à assinatura vigente, mantendo o meio de pagamento cadastrado, conforme as regras da Cláusula 4.5.

4.3 Profissionais Extras

Profissionais adicionais além da franquia do plano são cobrados mensalmente conforme a tabela de preços vigente em flexlabs.com.br/planos. O plano Solo não permite adição de profissionais extras.

4.4 Excedentes e Consumo

O uso de recursos além da franquia mensal (interações de IA, FlexScribe, NFS-e, FlexVerify) é cobrado conforme a tabela vigente na página de planos. As mensagens do WhatsApp Oficial seguem a cláusula 5-A.4. A Lia, a IA da clínica no FlexChat, atende por faixa mensal de atendimentos: o plano Premium inclui 300 atendimentos por mês, e a clínica pode contratar uma faixa maior ou, nos outros planos, a Lia como add-on (cláusula 4.6). Cada conversa em que a Lia respondeu ou sugeriu respostas à equipe conta um atendimento a cada 24 horas. A faixa renova todo mês, e o que sobra não passa para o mês seguinte. Quando a faixa acaba, a Lia usa os pacotes extras, se houver; sem saldo, as conversas novas vão para a equipe.

4.5 Mudança de Plano e de Periodicidade

a) O que aumenta o valor da assinatura vale na hora. Na mudança para um plano superior, o Usuário paga apenas a diferença proporcional aos dias que faltam até a próxima cobrança, calculada por dia: (valor do novo plano − valor do plano atual) ÷ dias do período contratado × dias restantes. A data da próxima cobrança não muda; a partir dela, cobra-se o valor do novo plano.

b) Na mudança do plano mensal para o anual, a cobrança do plano anual desconta o crédito dos dias não usados do mês já pago (valor pago no mês ÷ dias do mês × dias não usados). O período anual começa na data da mudança.

c) O que diminui o valor da assinatura vale na renovação. Na mudança para um plano inferior ou do plano anual para o mensal, o plano atual continua até o fim do período já pago, e a mudança passa a valer na próxima cobrança. A mudança do plano anual para o mensal só acontece ao término do período anual contratado. Quando a mudança combina um plano superior com a periodicidade mensal a partir de um plano anual, o plano superior vale na hora, pela diferença prevista na alínea "a", e a periodicidade mensal começa ao fim do período anual.

d) Não há devolução de período já pago, em dinheiro ou em crédito. O crédito dos dias não usados existe apenas para abater o valor da própria mudança, nas situações das alíneas "a" e "b": não fica guardado como saldo, não se transfere e não se converte em dinheiro.

e) A mudança só é concluída com a confirmação do pagamento devido, quando houver; até lá, o plano e a periodicidade atuais continuam valendo.

4.6 Add-ons

Add-ons são recursos que a clínica soma ao plano, como as faixas da Lia e a integração com o Google Agenda, com os preços da página de planos. Cada add-on vence todo mês no mesmo dia da assinatura. Na contratação, a clínica paga, em cobrança separada, o valor proporcional aos dias que faltam até esse dia; quando esse valor for menor que R$ 5,00, soma-se a mensalidade seguinte. Do mês seguinte em diante, no plano mensal, o add-on entra na mesma fatura da assinatura, com um item para cada add-on. No plano anual e no pagamento por Pix Automático, o add-on segue com cobrança mensal própria, no mesmo dia. Na clínica sem data de assinatura, o add-on vence no dia em que foi contratado. Os pacotes extras de atendimentos da Lia são pagos na hora, uma vez só, e não expiram enquanto a conta estiver ativa. Add-ons e pacotes extras não recebem desconto nem cupom. O cancelamento de um add-on vale até o próximo vencimento dele, sem devolução do período já pago. Na clínica com plano cortesia, os add-ons e pacotes extras são cobrados normalmente.

4.7 Compra com cartão salvo

A clínica pode guardar até 4 cartões na carteira da conta para pagar a FlexLabs. Toda compra com cartão salvo (add-ons, pacotes extras e recarga do WhatsApp Oficial) é confirmada segurando o botão de pagar por um segundo, e só a proprietária da clínica compra com os cartões salvos. A recarga automática do WhatsApp Oficial segue a autorização própria da cláusula 5-A.4.

4.8 Pagamento com o saldo do FlexPay

a) A clínica pode pagar as cobranças da FlexLabs (assinatura, add-ons e demais serviços contratados) com o saldo disponível da conta FlexPay, na hora, a cada pagamento, com confirmação por PIN ou biometria do FlexPay.

b) A clínica também pode autorizar o pagamento automático pelo saldo. A autorização é expressa, dada por pessoa com permissão de administração da clínica, confirmada com o PIN ou a biometria do FlexPay e registrada com data, hora, endereço de acesso e a versão do texto aceito. Com ela, a partir do dia do vencimento, a FlexLabs paga com o saldo as cobranças da assinatura e dos add-ons, sempre no valor de cada cobrança do mês.

c) A clínica pode desligar o pagamento automático a qualquer momento, em Assinatura FlexLabs. Ele também é desligado quando quem o autorizou deixa de administrar a clínica.

d) Se o saldo não cobrir a cobrança no dia, nada é debitado: a cobrança continua aberta para pagamento pelas demais formas, e a clínica é avisada. Cobranças já pagas automaticamente por cartão ou Pix Automático não são pagas pelo saldo.

5. FlexPay: Serviços Financeiros

5.1 Prestação de Serviços Financeiros

Os serviços financeiros e de pagamentos disponibilizados por meio do módulo FlexPay, incluindo abertura e manutenção de conta de pagamento, processamento de transações, emissão de boletos, transferências, pagamentos e demais movimentações de valores, são prestados pelo ASAAS GESTÃO FINANCEIRA S.A., inscrito no CNPJ sob o nº 19.540.550/0001-21, instituição de pagamento autorizada a funcionar pelo Banco Central do Brasil.

A MFFN SOLUÇÕES DIGITAIS LTDA (FlexLabs) atua exclusivamente como integradora tecnológica e distribuidora da experiência do produto, não sendo instituição financeira ou de pagamento, nem realizando intermediação financeira em nome próprio.

Os termos específicos do FlexPay estão disponíveis em app.flexlabs.com.br/termos/flexpay e complementam os presentes Termos Gerais.

Cláusula exigida pela Resolução Conjunta nº 16/2025 do Banco Central do Brasil.

5.2 Taxas de Processamento

As taxas aplicáveis a cada forma de pagamento estão disponíveis na tabela de taxas vigente em flexlabs.com.br/flexpay/taxas e no painel FlexPay dentro da plataforma. As taxas são cobradas apenas sobre pagamentos online efetivamente confirmados. Pagamentos manuais (dinheiro, Pix externo) registrados no Caixa não possuem taxa de processamento. As taxas poderão ser alteradas mediante comunicação prévia de 30 (trinta) dias via e-mail e notificação in-app.

5.3 Antecipação de Recebíveis

A clínica pode solicitar antecipação de recebíveis de cartão de crédito, sujeita a análise de crédito e às taxas vigentes. A antecipação pode ser manual (por demanda) ou automática (configurável).

5.4 Saldo e Saques

O saldo disponível no FlexPay reflete apenas pagamentos online confirmados. O saldo pertence à clínica e pode ser sacado a qualquer momento via Pix (gratuito e ilimitado) ou TED (conforme taxa vigente).

5.5 Cartão salvo (tokenização)

A clínica pode, com consentimento do paciente, salvar o meio de pagamento para cobranças futuras. Os dados do cartão são armazenados exclusivamente pela instituição de pagamento (Asaas), em ambiente certificado PCI-DSS; a plataforma armazena apenas um identificador (token), os quatro últimos dígitos e a bandeira, sem acesso ao número completo. O token é vinculado ao paciente e à clínica e não pode ser utilizado em outra clínica. O paciente pode remover o cartão salvo a qualquer momento, diretamente ou por solicitação à clínica. A clínica compromete-se a utilizar o cartão salvo exclusivamente nas cobranças consentidas pelo paciente (avulsas, recorrentes ou pós-pagas, conforme a adesão), sendo responsável por contestações decorrentes de cobrança não autorizada.

5-A. Comunicação por WhatsApp

5-A.1 Formas de conexão. A plataforma pode oferecer duas formas de conectar o WhatsApp da clínica:

(a) WhatsApp comum: conexão do aplicativo WhatsApp da clínica à plataforma por QR Code, como um aparelho vinculado. Essa forma de conexão não é fornecida, aprovada nem mantida pela Meta.

(b) WhatsApp Oficial: conexão pela Plataforma do WhatsApp Business, por meio de provedor parceiro da Meta, sujeita às políticas e à aprovação da Meta.

5-A.2 Riscos do WhatsApp comum. Ao conectar o WhatsApp comum, o Usuário declara estar ciente de que:

(i) a Meta pode, por critérios próprios, restringir, suspender ou banir o número conectado, inclusive em razão de volume de mensagens, denúncias ou bloqueios feitos pelos destinatários;

(ii) a FlexLabs adota medidas para reduzir esse risco, como envio espaçado, limite por hora e intervalos variáveis, mas não garante a entrega das mensagens, o horário exato de envio nem a continuidade do número;

(iii) a FlexLabs não se responsabiliza por restrição, suspensão ou banimento do número, perda de conversas, contatos ou histórico, ou mensagens não entregues ou entregues fora do horário previsto.

Recomenda-se usar um número dedicado à clínica e, para volume alto ou envios em horário fixo, o WhatsApp Oficial.

5-A.3 WhatsApp Oficial. O uso do WhatsApp Oficial está sujeito às políticas do WhatsApp Business e de Comércio da Meta. Os modelos de mensagem precisam ser aprovados pelo WhatsApp antes do uso; a FlexLabs não garante a aprovação nem o prazo de análise, e o WhatsApp pode pausar ou desativar modelos e alterar sua categoria a qualquer momento.

5-A.4 Custos do WhatsApp Oficial. O WhatsApp Oficial funciona com saldo pré-pago, em reais, por clínica.

(a) Preço por categoria. Cada mensagem enviada é descontada do saldo pelo preço da categoria atribuída pelo WhatsApp: serviço, utilidade, autenticação ou marketing, conforme a tabela de preços vigente da FlexLabs, publicada na plataforma.

(b) Mensagens grátis. As primeiras 1.000 mensagens de serviço de cada número, a cada mês, são grátis.

(c) Recarga manual. A clínica recarrega o saldo pela plataforma, por Pix ou cartão, entre os valores mínimo e máximo informados na tela. O saldo entra quando o pagamento é confirmado.

(d) Recarga automática. A clínica pode ligar a recarga automática: quando o saldo fica abaixo do valor escolhido, a FlexLabs cobra o valor de recarga escolhido no cartão salvo indicado, até o número de vezes por mês definido pela clínica. A recarga automática só liga com a autorização expressa da clínica, dada por caixa de seleção com o texto da autorização, e pode ser desligada a qualquer momento na plataforma. Cartão recusado não é cobrado de novo no mesmo dia, e a clínica é avisada.

(e) Saldo. O saldo não expira enquanto a conta estiver ativa. Sem saldo, a Lia e as mensagens automáticas pelo WhatsApp Oficial param até a próxima recarga, aplicando-se o envio alternativo da cláusula 5-A.10, se estiver ligado. A equipe continua podendo responder às conversas; o valor dessas mensagens é descontado da próxima recarga. A clínica é avisada quando o saldo fica abaixo do valor que ela escolher.

(f) Cancelamento. No cancelamento da conta, o saldo que sobrar é devolvido a pedido da clínica ao suporte.

(g) Estorno. Recarga estornada tem o valor retirado do saldo, mesmo que ele já tenha sido usado.

5-A.5 Conteúdo e consentimento. O Usuário é o único responsável pelo conteúdo das mensagens e das respostas automáticas que configurar, e por ter base legal para contatar cada paciente. Antes de enviar mensagens pelo WhatsApp, o Usuário deve obter do paciente a autorização para receber comunicações da clínica por esse canal, informando o nome da clínica e a finalidade (agenda, cobrança, relacionamento), e registrá-la na plataforma. Mensagens de marketing só podem ser enviadas a quem consentiu especificamente em recebê-las. O Usuário deve respeitar os pedidos de descadastro e não utilizar a plataforma para envio de mensagens não solicitadas.

5-A.5.1 Termos do WhatsApp. Ao conectar o WhatsApp Oficial, o Usuário aceita diretamente os termos e políticas do WhatsApp Business (Termos do WhatsApp Business Platform, Política de Mensagens do WhatsApp Business e Política de Comércio), e se obriga a cumpri-los. O descumprimento dessas políticas pode levar o WhatsApp a restringir o número sem qualquer responsabilidade da FlexLabs.

5-A.6 Serviços de terceiros. Os dois canais dependem de serviços de terceiros (Meta, provedores de conectividade e de infraestrutura). Indisponibilidades, mudanças de regras ou de preços desses terceiros estão fora do controle da FlexLabs e podem afetar o funcionamento dos canais.

5-A.7 Modelos de mensagem. A FlexLabs disponibiliza modelos padrão de mensagem (confirmação, lembrete, cobrança, entre outros), escritos para seguir as regras do WhatsApp, que o Usuário pode usar como estão ou editar. O Usuário também pode criar modelos próprios. Todo modelo é enviado para aprovação do WhatsApp em nome do número da clínica; usar um modelo padrão não garante a aprovação. Ao conectar o WhatsApp Oficial, o Usuário autoriza a FlexLabs a enviar para aprovação um conjunto inicial de modelos padrão, que só serão usados após aprovados. O Usuário é responsável pelo conteúdo de todo modelo que utilizar, inclusive os padrão que editar.

5-A.8 Botões e respostas automáticas. Os modelos podem conter botões (por exemplo, Confirmar, Remarcar, link de pagamento). A ação executada ao tocar no botão e a resposta automática enviada ao paciente são configuradas pelo Usuário na plataforma. No WhatsApp Oficial, cada resposta automática é uma mensagem da categoria serviço, descontada do saldo conforme a cláusula 5-A.4. O Usuário pode desativar as respostas automáticas a qualquer momento.

5-A.9 Como o consumo é calculado. O valor de cada mensagem pelo WhatsApp Oficial segue a categoria efetivamente atribuída pelo WhatsApp (que pode ser diferente da solicitada) e a tabela de preços da FlexLabs vigente na data do envio. A tabela pode ser alterada com aviso prévio de 30 dias, sem efeito sobre mensagens já enviadas. Quando o próprio WhatsApp alterar seus preços, o aviso prévio é de pelo menos 7 dias. A lista de mensagens de cada mês, com o destinatário, a categoria, a situação e o valor de cada uma, fica na plataforma e pode ser exportada.

5-A.10 Envio alternativo. Quando um modelo não estiver aprovado, for pausado, ou o WhatsApp Oficial estiver indisponível ou pausado, a plataforma poderá enviar a mensagem pelo WhatsApp comum, se estiver conectado, aplicando-se a ela os riscos da cláusula 5-A.2. O Usuário pode desativar esse envio alternativo nas configurações.

5-A.11 Qualidade e limites do número. O WhatsApp atribui ao número uma classificação de qualidade e limites de envio, que podem ser reduzidos em razão de bloqueios e denúncias dos destinatários. A FlexLabs informa esses dados na plataforma, mas não controla os critérios do WhatsApp.

5-A.12 Titularidade do número e cancelamento. O número de WhatsApp e a conta do WhatsApp Business pertencem à clínica. Em caso de cancelamento, a clínica pode desconectar o número da plataforma e conectá-lo a outro provedor. O histórico de conversas armazenado na plataforma pode ser exportado, por pedido ao suporte, por 60 dias após o cancelamento (cláusula 8.2). No WhatsApp comum, a FlexLabs não garante a preservação de conversas no próprio aparelho, que depende do WhatsApp e do celular da clínica. O saldo pré-pago do WhatsApp Oficial segue a cláusula 5-A.4(f).

6. Inteligência Artificial

6.1 Uso de IA

A FlexLabs utiliza modelos de inteligência artificial para fornecer análises clínicas, geração de conteúdo, transcrição de consultas e outras funcionalidades de suporte. A IA é uma ferramenta de suporte e NÃO substitui o julgamento clínico do profissional de saúde.

6.2 Responsabilidade Clínica

O profissional de saúde é o único responsável por todas as decisões clínicas tomadas com ou sem auxílio da IA. A plataforma não se responsabiliza por diagnósticos, tratamentos ou condutas baseadas nas sugestões da IA. O profissional deve revisar e validar toda análise, sugestão ou transcrição antes de utilizá-la clinicamente.

6.3 FlexScribe: Transcrição de Consultas

O FlexScribe transcreve consultas utilizando modelos de reconhecimento de voz. As transcrições são armazenadas de forma criptografada e vinculadas ao prontuário do paciente. O FlexScribe oferece dois modos de operação (Rápida e Completa), cuja disponibilidade pode variar conforme o plano contratado.

6.4 Consentimento para Gravação de Áudio

A gravação de consultas pelo FlexScribe envolve dados pessoais sensíveis de saúde. A responsabilidade pela obtenção do consentimento livre, informado e inequívoco do paciente para a gravação é exclusivamente da clínica ou profissional de saúde (Controlador dos dados), nos termos do Art. 11 da LGPD. O profissional deve:

• Informar ao paciente, antes do início da gravação, que a consulta será gravada para fins de transcrição e registro no prontuário eletrônico.

• Garantir que o paciente compreenda a finalidade da gravação, como o áudio será tratado e seu direito de recusar a gravação sem prejuízo ao atendimento.

• Registrar o consentimento do paciente, que pode ser obtido verbalmente no início da gravação ou por escrito/assinatura eletrônica (FlexVerify).

• Respeitar a recusa do paciente, garantindo que a não autorização não afete a qualidade do atendimento.

O áudio é processado em tempo real pela API de transcrição e não é armazenado de forma permanente em servidores de terceiros, que podem mantê-lo apenas pelo prazo operacional previsto em seus termos de API. Apenas o texto transcrito é retornado e armazenado de forma criptografada na plataforma.

6.5 Dados na IA clínica: A IA recebe o conteúdo necessário para a tarefa (textos do prontuário, exames, imagens e áudios), que pode conter dados que identificam o paciente. Não enviamos os campos de cadastro que a análise não usa (nome, CPF, telefone, e-mail e endereço). O profissional revisa o resultado antes de usar. Os provedores de IA não usam os dados enviados para treinar modelos, conforme seus termos contratuais, e podem guardá-los por até 30 (trinta) dias, por segurança. O uso de IA na plataforma é detalhado na Política de Uso de Inteligência Artificial.

6.6 Lia, a IA da clínica no FlexChat: A Lia lê as conversas do WhatsApp da clínica e os dados necessários para atender (cadastro, agenda, cobranças e documentos que a clínica liberar) para responder, agendar e enviar lembretes, dentro das permissões que a clínica configurar. As respostas são geradas por IA. A clínica vê tudo o que a Lia faz e pode corrigir, pausar ou desligar a Lia a qualquer momento. A Lia não acessa o prontuário. A Lia funciona nos modos Desligada, Sugestões e Autônoma; no modo Autônoma, responde e executa as ações liberadas pela clínica sem revisão prévia da equipe, em nome da clínica. A Lia é regida por termo específico, aceito pela clínica antes da ativação, que integra estes Termos.

7. Propriedade Intelectual

Todo o conteúdo, código-fonte, design, marcas, logotipos e demais elementos da plataforma FlexLabs são de propriedade exclusiva de MFFN Soluções Digitais Ltda e protegidos pela legislação brasileira de propriedade intelectual (Lei nº 9.610/1998, Lei nº 9.279/1996). O Usuário não adquire nenhum direito de propriedade sobre a plataforma, apenas uma licença de uso limitada, não exclusiva, intransferível e revogável.

8. Dados e Prontuário

8.1 Propriedade dos Dados

Os dados clínicos inseridos na plataforma pertencem à clínica e ao paciente, conforme a legislação vigente (LGPD, resoluções do conselho de classe aplicável). A plataforma atua como operadora de dados, processando-os conforme instruções do controlador (clínica), nos termos do Acordo de Processamento de Dados (DPA), disponível em app.flexlabs.com.br/dpa.

8.2 Portabilidade

A clínica pode exportar seus dados pela plataforma, em formato CSV, conforme o Art. 18, V, da LGPD. Por segurança, a exportação completa só pode ser feita pelo responsável pela clínica, com confirmação de identidade, e é baixada dentro da própria plataforma. Após o cancelamento, o acesso à plataforma é encerrado e a exportação, incluindo os prontuários, pode ser pedida ao suporte por 60 dias.

8.3 Exclusão

Após o cancelamento da conta, os dados serão mantidos por 60 (sessenta) dias, período em que a exportação pode ser pedida ao suporte (cláusula 8.2). Após esse período, serão permanentemente excluídos, salvo obrigação legal de retenção (prontuários clínicos por no mínimo 5 anos a contar do último registro, conforme Resolução COFFITO nº 414/2012 e regulamentação do respectivo conselho de classe; dados fiscais por 5 anos; logs de acesso por 5 anos). Tokens de cartão salvo são revogados no cancelamento da conta.

8-A. Responsabilidades da clínica

A clínica é a controladora dos dados dos seus pacientes, e a FlexLabs é a operadora (art. 5º, VI e VII, da LGPD). Cabe à clínica:

• definir a base legal de cada tratamento de dados dos seus pacientes;

• informar os pacientes de que usa um sistema com recursos de inteligência artificial no atendimento;

• atender aos pedidos dos titulares (acesso, correção, exclusão e os demais do art. 18 da LGPD), com as ferramentas que a plataforma oferece;

• obter a autorização dos pacientes para mensagens de marketing (como aniversário, pedido de avaliação e reativação);

• configurar a Lia e as demais funções, e revisar os resultados da IA antes de usá-los no paciente;

• inserir na plataforma só os dados necessários;

• responder pelo uso que fizer das funções e indenizar a FlexLabs por danos causados por uso em desacordo com a LGPD, com as normas da ANPD ou com estes Termos.

8-B. Obrigações da FlexLabs como operadora

A FlexLabs se obriga a:

• manter a segurança dos dados, com medidas técnicas e administrativas compatíveis com o risco;

• tratar os dados só conforme as instruções e as configurações da clínica;

• avisar a clínica sobre incidentes de segurança que envolvam os dados dela, nos prazos do Acordo de Processamento de Dados (DPA);

• ajudar a clínica a atender os pedidos dos titulares;

• manter atualizada a lista de suboperadores, com o país de cada um, na Política de Privacidade e no DPA.

As obrigações de cada parte sobre os dados estão detalhadas no Acordo de Processamento de Dados (DPA).

9. Uso Aceitável

O Usuário se compromete a:

• Utilizar a plataforma apenas para fins legítimos relacionados à gestão clínica.

• Não compartilhar credenciais de acesso com terceiros não autorizados.

• Não tentar acessar áreas restritas, explorar vulnerabilidades ou realizar engenharia reversa da plataforma.

• Não utilizar a plataforma para armazenar ou transmitir conteúdo ilegal, difamatório ou que viole direitos de terceiros.

• Cumprir todas as normas éticas e legais aplicáveis à sua profissão, incluindo as resoluções do respectivo conselho de classe.

• Obter e documentar os consentimentos necessários de seus pacientes, especialmente para gravação de consultas e compartilhamento de dados.

10. Disponibilidade e SLA

A plataforma busca manter disponibilidade de 99,5% (noventa e nove vírgula cinco por cento) mensal, excluídos os períodos de manutenção programada. Manutenções programadas serão comunicadas com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas via e-mail e notificação in-app.

Em caso de indisponibilidade superior ao previsto, a clínica terá direito a crédito proporcional ao período de indisponibilidade, aplicado automaticamente na fatura seguinte. O crédito é limitado ao valor mensal do plano contratado e constitui a única compensação devida.

11. Limitação de Responsabilidade

A MFFN Soluções Digitais Ltda não será responsável por: (i) danos indiretos, incidentais, consequenciais ou lucros cessantes; (ii) perda de dados causada por ação ou omissão do Usuário; (iii) indisponibilidade causada por fatores externos (internet, provedores terceiros, infraestrutura do Usuário); (iv) decisões clínicas tomadas com base em sugestões da IA; (v) perdas financeiras decorrentes de operações via FlexPay feitas pelo Usuário ou por quem usou as credenciais dele; (vi) uso indevido de credenciais por terceiros.

A responsabilidade total da MFFN Soluções Digitais Ltda está limitada ao valor efetivamente pago pelo Usuário nos 12 (doze) meses anteriores ao evento que deu origem à reclamação. Essa limitação não se aplica a dano causado por dolo ou culpa grave e não afasta a responsabilidade da FlexLabs, como operadora, por tratamento de dados em desacordo com a LGPD ou com as instruções lícitas da clínica (art. 42 da LGPD).

12. Força Maior e Caso Fortuito

Nenhuma das partes será responsável pelo descumprimento de obrigações decorrente de caso fortuito ou força maior, incluindo, mas não se limitando a: desastres naturais, pandemias, guerras, ataques cibernéticos em larga escala, falhas em provedores de infraestrutura de terceiros, interrupções nos serviços de telecomunicações, atos governamentais ou regulatórios que impeçam a prestação do serviço. A parte afetada deve comunicar a outra parte no prazo de 48 horas e empreender esforços razoáveis para mitigar os efeitos.

13. Cancelamento

13.1 Pelo Usuário

O Usuário pode cancelar sua assinatura a qualquer momento pelo painel de configurações. O cancelamento será efetivo ao final do período já pago, quando o acesso à plataforma é encerrado. Não há multa ou taxa de cancelamento. Não há reembolso proporcional para cancelamentos durante o período vigente, exceto o direito de arrependimento previsto na Cláusula 13.3.

13.2 Pela Plataforma

A plataforma reserva-se o direito de suspender ou cancelar contas que violem estes Termos, com notificação prévia de 15 (quinze) dias, salvo em casos de violação grave que justifiquem suspensão imediata. Em todos os casos, o Usuário poderá pedir a exportação dos seus dados ao suporte, no prazo da cláusula 8.2.

13.3 Direito de Arrependimento

Conforme o Art. 49 do Código de Defesa do Consumidor, o Usuário tem 7 (sete) dias corridos a partir da PRIMEIRA contratação para solicitar cancelamento com reembolso integral, sem necessidade de justificativa. Este direito se aplica exclusivamente à contratação inicial, não se estendendo a renovações automáticas (mensais ou anuais).

14. Alterações dos Termos

Estes Termos podem ser atualizados. Alterações relevantes serão informadas por aviso dentro da plataforma, podendo também ser enviadas por e-mail, com antecedência mínima de 30 dias quando reduzirem direitos ou aumentarem custos do Usuário. O uso continuado após a vigência constitui aceitação. O Usuário que discordar das alterações poderá cancelar sua assinatura sem penalidade.

15. Legislação e Foro

Estes Termos são regidos pela legislação da República Federativa do Brasil. Para dirimir quaisquer controvérsias, as partes elegem o Foro da Comarca de São Paulo/SP, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

MFFN Soluções Digitais Ltda

CNPJ 61.895.381/0001-09

São Paulo/SP: contato@flexlabs.com.br